Bitte beachten:  Bitte nehmen Sie Kontakt mit dem Archiv auf, bevor Sie eine Aussonderung vorbereiten!

Aussonderung an das Archiv

Was ist eine Aussonderung?

Aussonderung bedeutet Anbietung und Übergabe von Akten und anderen dienstlichen Unterlagen an das Universitätsarchiv. Genauere Erläuterungen zur Anbietung und Übernahme enthält das Bayerische Archivgesetz.

Wer ist zu Aussonderungen verpflichtet?

Die sog. Anbietepflicht erstreckt sich auf die Zentralverwaltung, die Hochschulleitung, den Hochschulrat, den Senat, die Präsidialkommissionen, die Fakultätsverwaltungen, den Personalrat, den Sprecherrat und die Lehrstühle sowie die sonstigen Einrichtungen der Universität. Nicht anbietungspflichtig sind Unterlagen, die unter den Vorbehalt der Wissenschaftsfreiheit nach Art. 5 Abs. 3 GG fallen.

Wann soll eine Aussonderung erfolgen?

Sofern noch Altbestände vorhanden sind, die vor mehr als 30 Jahren entstanden sind, muss eine Aussonderung erfolgen. Ebenfalls ausgesondert werden müssen Unterlagen, für die Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind, vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Für alle übrigen Unterlagen gilt, dass eine Aussonderung erfolgen soll, sobald Akten und/oder sonstige Unterlagen (E-Mails, Dateien, Datenbanken, Tonträger, Bildträger, Videos etc.) nicht mehr für das laufende Dienstgeschäft benötigt werden, spätestens aber nach 30 Jahren.

Es wird empfohlen, Aussonderungen etwa im Abstand von fünf bis zehn Jahren vorzunehmen. Bei digitalen Unterlagen wie z.B. E-Mails sollen die Zeiträume deutlich kürzer sein. Wann eine Aussonderung tatsächlich erfolgt, bestimmt die jeweils anbietende Stelle. Sie meldet die Aussonderung beim Universitätsarchiv an.

Wie wird eine Aussonderung durchgeführt?

Will eine Stelle eine Aussonderung vornehmen, kündigt sie dies dem Universitätsarchiv an und bespricht mit ihm das weitere Vorgehen. Ansprechpartner im Archiv ist Lisa Witowski (Tel. 4700, E-Mail: lisa.witowski@uni-bayreuth.de).

Hilfsmittel für eine Aussonderung und weiterführende Links

Hilfsmittel für die Aussonderung von Archivgut in Organisationseinheiten, Einrichtungen, Fakultäten, Instituten und sonstigen Stellen der Universität Bayreuth werden hier zum Download bereitgestellt.

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