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Universitätsarchiv

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Aussonderung

Das Bild zeigt leere aufeinander gestapelte Ordner nach einer Aussonderung im Universitätsarchiv der Universität Bayreuth.

Was ist eine Aussonderung?

Aussonderung bedeutet eine Anbietung und Übergabe von Akten und anderen dienstlichen Unterlagen an das Universitätsarchiv. Genauere Erläuterungen enthält das Bayerische Archivgesetz. Die Anbietepflicht erstreckt sich auf die Zentralverwaltung, die Hochschulleitung, den Hochschulrat, den Senat, die Präsidialkommissionen, die Fakultätsverwaltungen, den Personalrat, den Sprecherrat und die Lehrstühle sowie die sonstigen Einrichtungen der Universität. Nicht anbietungspflichtig sind Unterlagen, die unter den Vorbehalt der Wissenschaftsfreiheit nach Art. 5 Abs. 3 GG fallen.

Wann soll eine Aussonderung erfolgen?

Sofern noch Altbestände vorhanden sind, die vor mehr als 30 Jahren entstanden sind, muss eine Aussonderung erfolgen. Unterlagen, für die Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind, müssen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ebenfalls ausgesondert werden.

Für alle übrigen Unterlagen gilt, dass eine Aussonderung erfolgen soll, sobald Akten und/oder sonstige Unterlagen (E-Mails, Dateien, Datenbanken, Tonträger, Bildträger, Videos etc.) nicht mehr für das laufende Dienstgeschäft benötigt werden, spätestens aber nach 30 Jahren.

Es wird empfohlen, Aussonderungen etwa im Abstand von fünf bis zehn Jahren vorzunehmen. Bei digitalen Unterlagen wie z.B. E-Mails sollen die Zeiträume deutlich kürzer sein. Wann eine Aussonderung tatsächlich erfolgt, bestimmt die jeweils anbietende Stelle. Sie meldet die Aussonderung beim Universitätsarchiv an.

Wie wird eine Aussonderung durchgeführt?

Will eine Stelle eine Aussonderung vornehmen, kündigt sie dies dem Universitätsarchiv an und bespricht mit ihm das weitere Vorgehen. Ansprechpartner im Archiv ist Lisa Witowski (Tel. 4700, E-Mail: lisa.witowski@uni-bayreuth.de).

Nachlässe und Deposita

Das Universitätsarchiv übernimmt Nachlässe von Privatpersonen, Vereinen und sonstigen juristischen Personen, die mit der Universität, ihrer Geschichte und / oder ihrem Wirken in engem Zusammenhang stehen oder standen. Forschungsunterlagen des wissenschaftlichen Personals der Universität unterliegen als deren Eigentum nicht der Archivierungspflicht. Es steht den Wissenschaftlern aber frei, sie dem Universitätsarchiv zur dauerhaften Archivierung im Rahmen eines persönlichen Nach- oder Vorlasses anzubieten. Die Archivierung im Universitätsarchiv entspricht nicht der Zehnjahresfrist der DFG-Empfehlung, sondern meint eine unbefristete Verwahrung und Bereitstellung.
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Verantwortlich für die Redaktion: Lisa Witowski

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