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Universitätsarchiv

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Aussonderung

Ein leerer Ordnerstapel nach einer Aussonderung im Universitätsarchiv Bayreuth

Was ist eine Aussonderung?

Aussonderung bedeutet eine Anbietung und Übergabe von Akten und anderen dienstlichen Unterlagen an das Universitätsarchiv. Genauere Erläuterungen enthält das Bayerische Archivgesetz. Die Anbietepflicht erstreckt sich auf die Zentralverwaltung, die Hochschulleitung, den Hochschulrat, den Senat, die Präsidialkommissionen, die Fakultätsverwaltungen, den Personalrat, den Sprecherrat und die Lehrstühle sowie die sonstigen Einrichtungen der Universität. Nicht anbietungspflichtig sind Unterlagen, die unter den Vorbehalt der Wissenschaftsfreiheit nach Art. 5 Abs. 3 GG fallen.

Wann soll eine Aussonderung erfolgen?

Sofern noch Altbestände vorhanden sind, die vor mehr als 30 Jahren entstanden sind, muss eine Aussonderung erfolgen. Unterlagen, für die Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind, müssen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ebenfalls ausgesondert werden.

Für alle übrigen Unterlagen gilt, dass eine Aussonderung erfolgen soll, sobald Akten und/oder sonstige Unterlagen (E-Mails, Dateien, Datenbanken, Tonträger, Bildträger, Videos etc.) nicht mehr für das laufende Dienstgeschäft benötigt werden, spätestens aber nach 30 Jahren.

Es wird empfohlen, Aussonderungen etwa im Abstand von fünf bis zehn Jahren vorzunehmen. Bei digitalen Unterlagen wie z.B. E-Mails sollen die Zeiträume deutlich kürzer sein. Wann eine Aussonderung tatsächlich erfolgt, bestimmt die jeweils anbietende Stelle. Sie meldet die Aussonderung beim Universitätsarchiv an.

Wie wird eine Aussonderung durchgeführt?

Will eine Stelle eine Aussonderung vornehmen, kündigt sie dies dem Universitätsarchiv an und bespricht mit ihm das weitere Vorgehen. Ansprechpartner im Archiv ist Lisa Witowski (Tel. 4700, E-Mail: lisa.witowski@uni-bayreuth.de).

Nachlässe und Deposita

Das Universitätsarchiv übernimmt Nachlässe von Privatpersonen, Vereinen und sonstigen juristischen Personen, die mit der Universität, ihrer Geschichte und / oder ihrem Wirken in engem Zusammenhang stehen oder standen. Forschungsunterlagen des wissenschaftlichen Personals der Universität unterliegen als deren Eigentum nicht der Archivierungspflicht. Es steht den Wissenschaftlern aber frei, sie dem Universitätsarchiv zur dauerhaften Archivierung im Rahmen eines persönlichen Nach- oder Vorlasses anzubieten. Die Archivierung im Universitätsarchiv entspricht nicht der Zehnjahresfrist der DFG-Empfehlung, sondern meint eine unbefristete Verwahrung und Bereitstellung.

Das Universitätsarchiv übernimmt aus Vor-und Nachlässen

  • Unpublizierte Werke aus wissenschaftlicher und künstlerischer Tätigkeit,
  • Korrespondenz und persönliche Dokumente,
  • Unterlagen über Lehr- und Forschungstätigkeit inner- und außerhalb der UBT,
  • Unterlagen über die Tätigkeit in externen Forschungsgremien, Verbänden und Institutionen, sowie
  • Unterlagen zur Biographie und zum persönlichen Werdegang.

Die Unterlagen können in zahlreichen unterschiedlichen Formen und Formaten vorliegen (Schriftstücke, gedruckte Dokumente, Textdateien, E-Mails, analoge und digitale Ton-, Bild- und Filmdokumente). Im Zuge der Anbietung ist eine Aussonderungsliste anzufertigen, deren Vorlage unter diesem Link zu finden ist.

In der Regel nicht angenommen werden:

  • In Verlagen erschienene Bücher und andere Medien (z.B. Bild- und Tonträger) (diese können u.U. der Universitätsbibliothek angeboten werden), sowie
  • Forschungsdaten, welche sich noch in der öffentlichen Fachdiskussion befinden (deren Bereitstellung kann u.U. mit dem Team des Forschungsdatenmanagements abgesprochen werden).

Das Universitätsarchiv behält sich gemäß der UBT-Archivordnung vor, über die Archivwürdigkeit, die Form der Aufbewahrung und Bereitstellung der Archivalien zu entscheiden. Die Übernahme erfolgt kostenfrei und dauerhaft auf Grundlage einer vertraglichen Regelung (Schenkung, Depositum).

Kontakt und Beratung unter der Telefonnummer 0921 / 55-4700 oder per E-Mail an archiv@uni-bayreuth.de. Angebote der Universitätsbibliothek, des Forschungsdatenmanagements sowie des Iwalewahauses finden Sie auf der Seite Vor- und Nachlässe.

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Verantwortlich für die Redaktion: Lisa Witowski

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