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Universitätsarchiv

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​Schriftgutverwaltung / Records Management

Eine geordnete und transparente Aktenführung dient der Effizienz und der Qualität behördlichen Handelns. Gleichzeitig stellt sie ein Grunderfordernis für eine an rechtsstaatlichen Standards ausgerichtete Verwaltung dar.

Das Universitätsarchiv unterstützt alle Universitätseinrichtungen bei der Wahrung einer geregelten Schriftgutverwaltung und steht bei Fragen zur Kontinuität, Transparenz und Nachprüfbarkeit der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung. Kernziel ist es, den Sachbearbeitern der Universität Bayreuth eine gezielte Aussonderung zu ermöglichen und auch nach Abschluss der Vorgänge einen raschen und unbürokratischen Zugriff auf die Unterlagen anzubieten. Die Einführung der elektronischen Akte bildet hierbei das angestrebte Ideal.


Die Instrumente der Registratur

1. Der AktenplanEinklappen

Der Aktenplan beschreibt mittels einer hierarchischen Klassifikation die Funktionen und Aufgaben einer Behörde umfassend und vollständig. Jeder anfallende Vorgang kann an einer vorhandenen Stelle der Klassifikation integriert werden. Das Klassifikationsschema kann in Gestalt einer Dezimalklassifikation oder eines anderen Gliederungsmodells vorliegen.

​2. Das AktenverzeichnisEinklappen

Neben dem Aktenplan, der die Breite und Tiefe der behördlichen Aufgaben beschreibt, existiert das Aktenverzeichnis. Dieses ist das Verzeichnis der tatsächlich angelegten und laufend gehaltenen Akten. Es knüpft an den Aktenplan an und belegt die zu den einzelnen Klassifikationspunkten des Aktenplans aktuell laufenden Vorgänge und Akten. Dabei sind die Akten eindeutig gekennzeichnet. Das Aktenverzeichnis ist somit eine Übersicht über alle jeweils aktuell in Bearbeitung und in Vorhaltung befindlichen Prozesse in einer Behörde. Zuweilen wird es mit dem Aktenplan zusammen geführt, ohne darin gesondert als Aktenverzeichnis bezeichnet zu sein.   

​3. Die GeschäftsordnungEinklappen

Sie beschreibt die Geschäftsgänge in einer Behörde und ist somit der maßgebende Wegweiser für den Bearbeitungsgang eines Verwaltungsvorgangs. Die Registratur ist Teil in diesem Gefüge und sorgt für die Einhaltung der Geschäftsordnung durch die Ausführung der Geschäftsgangverfügungen der Bearbeiter und durch die Ausführung der nicht von den Bearbeitern vermerkten Geschäftsgangverfügungen, die sich aus der Geschäftsordnung selbst ergeben. Insbesondere überwacht die Registratur die Aus- und Rückgabe von Vorgängen an die Bearbeiter und den Verbleib der einzelnen Akten. Die Registratur besorgt die Schließung des Vorgangs. Die Registratur belegt die vorgangsmäßige Aktenführung durch die Bearbeiter und bewirkt den Erhalt der dauerhaften Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung. Die Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) gilt subsidiär zur eigenen Geschäftsanweisung der UBT. Das heißt, dass für Gegenstände, die die AGO behandelt, und die in der Geschäftsanweisung der UBT nicht geregelt sind, die entsprechenden Vorschriften der AGO gelten. Eine Behörde im Sinne der AGO "ist jede Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt." (§ 1 Abs. 1 Satz 2 AGO)

​4. Der GeschäftsverteilungsplanEinklappen

Der Geschäftsverteilungsplan ist die Dokumentation der Verschränkung der Funktionen und Aufgaben mit den für ihre Wahrnehmung jeweils zuständigen Organisationseinheiten. Während sich die Registrierung der Akten nach dem Aktenplan ausschließlich an Funktionen und Aufgaben orientiert und damit zeitlose Gültigkeit erlangt, zeigt der Geschäftsverteilungsplan, welche Stelle aktuell für die Ausübung einer bestimmten Funktion zuständig ist. Auf dieser Grundlage koordiniert die Registratur den Aktenfluss und sorgt dafür, dass Schriftstücke und Vorgänge an die richtige Stelle zur Bearbeitung gelangen.


Verantwortlich für die Redaktion: Lisa Witowski

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